PERSONVERNERKLÆRING FOR KJÆREVIK & CO, ADVOKAFIRMA AS
Sist endret: 7.8.2018

Denne personvernerklæringen gjelder for Kjærevik & Co, advokatfirma AS. («vi» eller «oss»). Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.

1. Hvem vi behandler personopplysninger om Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger for følgende personer:

– Privatklienter – Klienter i straffesaker – Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter – Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere – Personer som er involvert i saker vi bistår i – Antall personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til – Besøkende på vår nettside

2. Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag Nedenfor er det gitt en oversikt over hvilke formål i behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr.1 bokstav f. (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, og hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. [Beskriv tiltakene og opplysningene som behandles] Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle vår rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven. Jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

2

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon [angi opplysning for privat / virksomhetsklient]. Registrering av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr.1 bokstav f.

Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2. bokstav f (behandlingen er nødvendige for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.

Klientadministrasjon: Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostander som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1. bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr.1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Overføringen av sak fra saksbehandlingssystemet til arkivet skjer i saksbehandlingsprogrammet Advisor. Betrodde midler oppbevares på klientkonto i henhold til gjeldende regelverk, herunder advokatforskriften kapittel 3 om betrodde midler. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn til både klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Vi er oppmerksom på interesseavveining, jf. den legitime interessen som angitt over og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.

Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personen private postadresse eller oppgitt e-postadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendig for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

IT-drift og sikkerhet: Personopplysningene som er lagret i våre IT-systemer vil kun være tilgjengelig for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølgning av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitim interesse knyttet til nevnte aktivitet) og vår rettslige forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPER artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

3

3. Hvem deler vi personopplysninger med Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med leverandøren. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtaler og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formål vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

Vi utlever ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer eller samtykker til denne eller utleveringen er lovpålagt.

4. Lagring av personopplysninger Personopplysningene blir lagret i 10 år etter oppdraget er avsluttet.

Regnskapslovgivningen pålegger oss eller å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

5. Dine rettigheter Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykket til behandling av personopplysninger, kan du når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på den behandlingen ved å rette en henvendelse til oss.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om det eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, f.eks. at vi må lagre opplysningene v dokumentasjonshensyn.

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være advokat til å få disse overført direkte til det andre firmaet. Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måte vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende en klage til Datatilsynet.

4

6. Sikkerhet Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderingen av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

VI har vedtatt interne IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

7. Endring i personvernerklæringen Vi vil kunne gjøre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon å vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

8. Kontakt oss Derom du har spørsmål eller kommentarer til vår personværenerklæring eller du vil utøve dine rettigheter kan du ta kontakt med oss:

Kjærevik & Co, advokatfirma AS,org.nr. 993 498 858 Daglig leder Laila Kjærevik.

Adresse: Vetrlidsallmenningen 13, 5014 Bergen Tlf: 55 55 39 90 Faks: 55 55 39 91 E-post: kjaerevik@kjaerevik.no